中小企業の設備保全DX、少人数でどう進める？ 最初の1か月を「知る」期間にする5つの手順

まず、何のために記録を残すのかを確認します。設備保全のシステムを使っている会社には、保全担当者が1人の会社もあれば、10〜30人の会社もあります。記録する対象も、コンプレッサーや切削機などの生産設備から、建物のエアコン、建物の衛生管理まで幅があります。

担当が1人の会社では、その人が休めず、頭の中にあるノウハウで工場を支えていることが少なくありません。導入を決めるのは、たいていその方自身です。「自分がいなくなっても回るように、ほかの人にやり方を残したい」という理由です。数人の会社では、誰かが休んだときに別の人が引き継げるようにするためにシステムを使っています。

人数の多い会社でも、ベテランの方の知識やノウハウを若手の方へ伝えるために記録が要ります。拠点が複数ある会社では、拠点ごとに分かれていた設備の扱い方や部品の情報をそろえ、特殊な設備を工場の間で融通するときにも役立てています。少人数の会社では1人に任せている仕事をほかの人が引き継げるようにし、人数の多い会社では担当者や拠点の間で知識を共有できるようにするために、どちらも記録を残すことが大切です。

最近は、人数の多い会社からも、保全の仕事を外部に委託する準備として記録を残したい、というご相談が増えています。たとえば、1つの工場に保全担当者が10名ほどいても、定年退職や再雇用期間の終了で、5年ほどで3名ほどに減る見込みだという話を伺いました。1人や2人なら採用で補えるかもしれませんが、7名分を採用で補うのは難しく、設備を止めずに動かし続けるには、外部の業者に保全をお願いする必要が出てきます。

外部に委託するとき、引き継ぐための情報が残っていないと困ります。社内の後輩なら、何年もベテランの方の仕事を間近で見ながら覚えられますが、外部の業者には同じように時間をかけて引き継げません。ベテランの方が退職するまでに引き継ぎに使える時間は、数か月、場合によっては1か月ほどしかないこともあります。その短い期間で引き継げるよう、設備ごとの修理の履歴や点検のやり方を、誰でも読める形で残しておく必要があります。今は人数が足りている会社でも、5年後の体制を考えて、今のうちから記録を残し始めておくことをお勧めします。

記録を残す目的が定まったら、どこから始めるかを決めます。最初から全工場の設備をつなごうとすると、設備の登録だけで手が止まります。まずは1つの部署、1つの建屋、あるいは事務所の設備だけでも構いません。選ぶ目安は、「記録が紙やExcelに散らばっていて困っている」「担当者が前向き」の2つです。ご相談の場でも、「特定の部署から始める」と決めたことで、話が一気に進んだことがありました。

範囲を決めたら、そこで働く方に記録する意味を伝えます。導入を進める側は、現場の協力を得たくて「今より簡単になります」と言いたくなります。けれども、記録をそろえる以上、運用を始めてから点検の項目や手順を見直す場面は必ず出てきます。そのときに「手間はかからないと言ったのに」となると、現場の協力を得るのが難しくなります。

点検の項目を減らして簡単に見せるのではなく、なぜその項目を記録するのかを知ってもらう方が、記録を長く続けてもらえます。現場向けの説明会を開く、実際に設備の前で入力して見せるなど、試し始める前に、記録の意味と使い方を知ってもらう時間を取ります。

記録する意味を伝えたら、現場の方自身に操作を試してもらいます。いきなり本番の運用を始めず、最初の1か月ほどは「知る」ための期間にします。点検の画面や作業の一覧に触れ、点検結果を自分の手で何回か入力してもらいます。説明を聞くだけより、触ってみる方が良し悪しはずっと早く分かりますし、「分からないから不安」という気持ちも、操作を繰り返すうちに薄れていきます。

スマートフォンやタブレットを現場で使うのが初めてという工場でも、試してみることには前向きな方が多く、1〜2か月ほど試行錯誤しながら使い方を覚えていかれました。一方、ほかのシステムを使い慣れている現場なら、この期間を短くして、早めに運用に移っても構いません。

画面に慣れたら、次は自分たちの設備のデータで試します。最初に取り組むのは、設備の一覧と点検・修理の記録をデジタルでそろえることです。センサーやAIの話は、あとからで十分です。ある工場では、古い規定や紙の資料の電子化から着手し、設備の台帳とメンテナンスの計画を整えて「誰でも作業できる」状態を目指していました。設備の一覧は、今あるExcelの台帳から一括で登録できる形にしておくと、最初の手間が大きく減ります。

実際のデータで試した結果は、導入を判断する材料になります。少人数の保全では、担当者が自分で上長に導入を提案することが多くなります。そのときに役立つのは、一般的なDXの効果より、自分たちの現場で困っていることと、試してみて分かったことです。「点検表を探すのに毎回これだけ時間がかかっている」「前任者しか分からない設備がこれだけある」と具体的に示すと、判断してもらいやすくなります。

導入を決めたら、連休や繁忙期の直前を避け、落ち着いた時期に始めます。最初に決めた範囲で運用が軌道に乗ったら、次の部署や別の種類の設備へ広げていきます。

運用を広げるときは、最初の1か月で操作を知ることと、日々の入力が定着することを分けて考えます。試し始めてから現場の入力が定着するまでの期間は、会社によって大きく違います。1〜2か月で定着する会社もあれば、半年かけて範囲を少しずつ広げる会社もあります。1年近く入力がなかなか進まず、2年目に入ってから急に使われ始めた会社もありました。最初の数か月で効果が見えなくても、失敗と決めつける必要はありません。その間は「探す時間が減った」「引き継ぎが楽になった」といった、担当者が感じた変化を言葉にして残しておくと、範囲を広げるときの判断材料になります。

ミロクルカルテは、設備ごとの記録（カルテ）と、作業の一覧を見渡せる作業ボード、点検アプリをひとつにまとめた設備保全のクラウドサービスです。操作を知るためと実際の業務で試すための2段階のトライアルを用意していて、ここまでの手順に沿って次の順に進められます。

• 無償トライアル（1か月）：サンプルのデータを入れた環境をお渡しします。画面に慣れ、操作を知るための期間です。終了するとデータは消えます。
• 有償トライアル（1か月・月額1万円（税抜））：自分たちの設備のデータを入れて、実際の業務で試せます。お客様の大切なデータをお預かりするため、有償としています。
• ご契約（最短6か月・月額5万円（税抜）から）：年単位の契約期間を設けるサービスも少なくありませんが、ミロクルカルテは6か月から始められます。更新は6か月ごとが基本で、ご希望に応じて1年・2年・3年ごとや、1年半・2年半など6か月単位で期間を選べます。

あわせて、オンラインの説明会や、現場に伺っての説明も行っています。点検の項目を削って簡単に見せるのではなく、使い方と記録の意味を知っていただくことに時間をかけています。

システムを入れない場合でも、手順1〜5は共有の表と写真で始められます。その場合も、範囲を絞り、簡単だと言い切らずに記録する意味を伝え、まずは使い方を知る時間を取ります。そのうえで実際のデータで試し、分かったことをもとに上長に提案して、落ち着いた時期に運用を始めます。

• 導入をためらう一番の理由は、知らないことへの不安です。人数が少なければ引き継ぐために、多ければ知識を共有するために記録を残します。担当者が減って保全を外部に委託するときの引き継ぎにも、記録が要ります
• まず、始める範囲を1つに絞ります
• 「簡単になる」とは言い切らず、記録する意味を知ってもらいます
• 最初の1か月は現場の人が触って操作を知り、次に実際のデータで試して記録をそろえます
• 試して分かったことをもとに上長に提案し、落ち着いた時期に運用を始めます
• 定着までの期間は会社によって異なり、2年目から使われ始めた例もあります。焦らず、感じた変化を記録しながら範囲を広げます

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川田 純

株式会社ミロクリエ 取締役。大手複合機メーカーで業務向けソフトウェアの研究開発に携わったのち、スタートアップ企業やリクルートで、Google や AWS など技術の移り変わりが速い領域のクラウドサービス（広告配信）の企画・開発に携わる。2012年ごろからは同社に戻り、製造業の現場の業務改善に向けたソフトウェアの研究開発に取り組む。現場の課題と新しい技術を結び付けるため、2019年に代表の井戸隆雄とミロクリエを立ち上げる。2021年にはミロク製作所の現場の要望に応える形で、立石美萌とともにミロクルカルテを立ち上げ、今も技術と事業の両面から製品を率いている。提供を始めたときから、導入のご相談にはすべて自ら立ち会い、食品・金属・化学・物流・ビルメンテナンスなど、さまざまなお客様の現場で得た学びを製品とサービスの開発に生かし、お客様の課題の解決に役立てている。