点検記録を現場が入力してくれない。定着しない理由と、続けてもらうための5つの工夫

管理する側は、記録を集めて工場全体を見渡しながら改善を進めたいと考えます。一方、現場の方がまず大切にしているのは、昨日までと同じ仕事を今日も明日も滞りなく進めることです。生産効率を向上させるという目標を意識しているのは管理職まで、ということも多く、新しいやり方には後ろ向きな反応が返ってきやすくなります。

導入前に現場でアンケートを取ると、記録すること自体に後ろ向きな声が多く集まるのは珍しくありません。システムが使いにくいからではなく、「記録を取る作業が増える」と受け取られるからです。タブレットでの入力に不安を感じる方がいる現場もあります。実際に使ううちに不安がなくなることも多いのですが、導入する側にも、「定着には時間がかかる」と理解してもらうことが大切です。

現場で増える仕事のうち、負担になっているのは次の3つです。

1. 入力する量が多すぎる：長く使ってきた紙の点検表をそのまま画面に移すと、今は使われていない項目まで引き継いでしまい、項目が多くなりすぎることがよくあります
2. 文字を打つのが大変：手袋をしたまま、立ったまま、何を書けばよいか分からないまま、文章を打つのは大きな負担です
3. 記録の使い道が見えない：書いた記録が誰の役に立ったのか分からないと、入力を「余計な仕事」だと感じてしまいます

まず、項目の数と入力の手間を分けて考えます。入力が嫌がられると、「この項目は入力しなくていい」と項目を減らしたくなります。しかし、面倒だからと外した項目が、後で改善しようとしたときに必要だったと分かることがよくあります。記録がなければ、さかのぼって分析することができません。

その場の楽さを優先するのは、自転車の補助輪に似ています。最初は補助輪があると乗りやすいのですが、慣れてくると速く走ることができず、曲がるときにかえってバランスを崩します。自己流のやり方を定着させてしまうより、標準的で効率のよい入力方法に慣れていく方が、長い目で見て現場も楽になります。改善に要る項目は残したまま、入力の手間を減らします。

項目を残すといっても、紙の点検表を見直さずにそのまま移すわけではありません。紙の点検表は作り直すのに手間がかかるため、10年以上前の形のまま使われていることも珍しくありません。設備や作業のやり方が変わって今は使われていない項目や、手書きだったから残っていた手順が、そのまま載っていることがあります。それを形だけ画面に引き継ぐと、要らない項目まで毎回入力することになります。

画面を開く手間そのものは、QRコードからすぐに開くことができるようにしておけば、紙の点検表を取り出して鉛筆を握るのとほとんど変わりません。負担が増加するのは、業務を見直さずに紙のやり方をそのまま写し、新しい作業だけが上乗せされたときです。

画面に移すと、写真を残して後から別の人が確認することができるなど、紙ではできなかったこともできるようになります。こうした違いも踏まえて、移す機会に、昔からある項目も新しく足す項目も、要るものと要らないものに仕分けます。そのうえで、改善に要る項目は、入力が面倒だからという理由では減らしません。

入力方法を変えると、項目を残したまま手間が減ります。選択肢から選ぶ、数値だけを入力する、写真を撮る、音声で入力する、といった方法です。文章を打つ場面を減らすほど、入力は速くなります。話した内容がそのまま記録になる方法なら、手がふさがっている場面でも記録を残すことができます。

入力が止まる理由の一つは、「ここに何を入れればいいのか分からない」ことです。文字を打つ手間に加えて、この迷う負担も減らします。画面に入力例や手引きを添えたり、操作に迷ったときの問い合わせ窓口を用意したりします。分からないことをその場で解決することができれば、「あとで聞こう」と入力を後回しにすることが減ります。

入力の手間を減らしても、使い道が分からなければ「余計な仕事」のままです。「先週の記録のおかげで、同じ故障を早く直せた」という話を、記録した人に伝えます。朝礼で一言でも構いません。記録を読んだ人から書いた人へ、直接「助かった」と伝える仕組みがあれば、朝礼以外でも感謝を伝えることができます。入力が自分たちの仕事を楽にすると分かると、記録を残すことを前向きに考えるようになります。

こうした工夫をしても、定着には時間がかかります。最初に後ろ向きな声が多くても、入力の負担を減らす方法を示したうえで、試す期間を長めにとって現場で使ってもらうと、反応が変わることがあります。最初の反応だけで判断せず、使った人の声をもとに画面や項目を直していく期間を、計画に入れておくことをお勧めします。

ミロクルカルテでは、分析に必要な項目を削って入力を楽にする、というやり方は採用しません。今は「この項目はいらない」と感じても、故障が続いたとき、設備を更新するとき、保全の計画を見直すときなど、過去の記録をもとに改善を考える場面はいつか必ずやってきます。そのときに項目がそろった記録がなければ、原因を探すことも、対策の効果を確認することもできません。必要な項目は、将来の改善への投資としてそろえて記録し、入力の手間は AI で減らします。

AI を使った機能は次の2つです。

• AI オプションの「ミロクルAI保全ナビ」：話した内容を AI がその場で整え、何を入力すればよいかを案内します。操作に不慣れな方や、何を書けばよいか迷う方、思いついたことをすぐに残したい保全の担当者に向いています
• 「AIヘルプチャット」：操作に迷ったときに質問することができます

ほかに、最小限の項目で起票することができる「かんたん起票」や、点検アプリでの選択式・数値の入力もあります。

過去の記録を活用するときは、作業カードの「関連作業」を使います。別の設備の過去の作業も検索して紐付けることができるので、同じ原因への対応を後から見つけやすくなります。

また、工夫4で触れた「記録を読んだ人から書いた人へ直接伝えられる仕組み」として、作業カードに「いいね」を付ける機能の追加を予定しています。追加後は、役に立った記録や分かりやすい書き方に、簡単なコメントを添えて「いいね」を送り、記録がどう役立ったかを書いた人へ直接伝えることができるようになります。追加されたら、現場でのやり取りにお役立てください。

どの道具を使っても、工夫4と工夫5は欠かせません。入力を続けてもらえるかどうかは、画面の出来より、記録がどう役立ったかを現場に伝えることができるかどうかで決まります。

• 入力が続かない理由は、入力する量が多い、文字を打つのが大変、使い道が分からない、の3つです
• 紙の点検表を移すときは、要る項目と要らない項目を仕分けます。改善に要る項目は減らさず、選択式や数値入力、写真、音声を使って、入力の手間を減らします
• 分からないときにその場で調べることができる仕組みを用意します
• 記録が役に立った話を現場に伝えます
• 定着には時間がかかるという前提で、試す期間と直す期間を計画に入れます

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9-2この記事を書いた人

川田 純

株式会社ミロクリエ 取締役。大手複合機メーカーで業務向けソフトウェアの研究開発に携わったのち、スタートアップ企業やリクルートで、Google や AWS など技術の移り変わりが速い領域のクラウドサービス（広告配信）の企画・開発に携わる。2012年ごろからは同社に戻り、製造業の現場の業務改善に向けたソフトウェアの研究開発に取り組む。現場の課題と新しい技術を結び付けるため、2019年に代表の井戸隆雄とミロクリエを立ち上げる。2021年にはミロク製作所の現場の要望に応える形で、立石美萌とともにミロクルカルテを立ち上げ、今も技術と事業の両面から製品を率いている。提供を始めたときから、導入のご相談にはすべて自ら立ち会い、食品・金属・化学・物流・ビルメンテナンスなど、さまざまなお客様の現場で得た学びを製品とサービスの開発に生かし、お客様の課題の解決に役立てている。