設備保全システムとは、設備の点検や保守、故障対応に関する情報を記録・共有し、保全業務を管理するためのシステムです。CMMS（Computerized Maintenance Management System）とも呼ばれます。設備保全管理システム、保全管理システムも、同様の目的で使われる呼び方です。
設備保全システム（CMMS）とは
設備の情報と保全作業を結びつけ、計画、実施、記録、振り返りを扱います。例えば、設備ごとに点検予定や修理履歴を整理すれば、担当者が変わっても過去の対応を確認できます。記録を残すだけでなく、次の点検や修理の判断に使うことが目的です。
扱う範囲は製品によって異なります。点検の入力に重点を置くものもあれば、部品の在庫や費用、分析まで扱うものもあります。まずは「何を管理したいか」と「誰がいつ使うか」を決め、必要な機能を確かめましょう。
Excel・点検アプリ・EAMとの違い
以下は一般的な使い分けです。機能や適した規模は製品と運用によって変わるため、名称だけで判断せず、実際の業務で確認します。
| 方法 | 主用途 | 管理する情報 | 向く規模・運用 | 注意点 |
|---|---|---|---|---|
| Excel | 表の作成と集計 | 任意の設備情報や作業記録 | 少人数で更新ルールを共有できる運用 | ファイルの版や入力方法が分かれると、集約と検索に手間がかかる |
| 点検アプリ | 点検結果の入力・確認 | 点検項目、判定、実施記録など | 現場での点検記録を中心に改善したい運用 | 修理履歴や部品管理との連携範囲を確認する |
| CMMS | 保全業務の計画と実績管理 | 設備、点検、作業履歴、部品など | 複数の担当者で履歴と予定を共有する運用 | 機能範囲や入力負担、既存データの扱いは製品ごとに異なる |
| EAM | 資産のライフサイクル管理 | 設備の取得から運用、更新・廃棄までの情報など | 資産全体を複数部門で管理したい運用 | 必要な管理範囲に対する設定や運用の負担を確認する |
点検アプリとCMMSの境界は一律ではありません。点検結果から修理依頼を作れるか、設備にひも付く過去の修理を見られるかなど、必要な業務のつながりを確認します。EAMも製品によって保全機能を持ちますが、資産全体の管理が必要か、まず保全部門の作業を整理したいかで選択の観点が変わります。
表計算で問題なく管理できている場合、必ずしも置き換えが必要とは限りません。情報が分散して探せない、予定の確認が担当者任せになるなど、現在の運用で解決したい問題を基準に比較しましょう。
主な機能と解決できる課題
ここでは一般的な機能を紹介します。すべての製品に備わるとは限らないため、必要な項目や操作を製品ごとに確認してください。
設備台帳
設備名、設置場所、型式、メーカー、導入時期などを設備台帳に整理します。紙の台帳や担当者ごとのExcelに情報が分かれると、同じ設備を指す名称が異なったり、最新の図面や型式が見つからなかったりします。設備に識別番号を付け、台帳から関連する点検や修理の記録にたどれるようにすると、問い合わせや部品確認の出発点を共有できます。
台帳を作る際は、最初からすべての項目を埋めようとするより、設備を特定するために必要な項目を決めます。名称の付け方や更新担当も定め、設備の追加・移設・廃止時に情報を直す流れを用意しましょう。
点検・保全計画
点検項目、実施周期、担当者、予定日、結果を管理します。紙の点検表では未提出が分かりにくく、Excelでは次回予定を別表に転記する際に漏れが生じることがあります。例えば月次の点検周期から次回の予定を作り、実施状況を一覧で確認できれば、未実施の作業を担当者間で確認する助けになります。
実際の点検では、正常・異常の判定に加えて、測定値や異常時の写真、申し送りをどこまで残すかが大切です。予定を変更した理由と、異常を発見した後の対応先も決めておくと、点検結果を次の作業につなげやすくなります。
故障・作業履歴
発生日時、症状、原因、対処内容、交換部品、担当者などを記録します。紙の報告書が保管場所ごとに分かれたり、Excelの記述が人によって異なったりすると、似た故障の対応を探すのに時間がかかります。設備や故障原因、交換した部品を手掛かりに過去の記録を検索できれば、現場で以前の対処を参照し、必要な確認を進められます。
原因が確定していないときは推定と確定を区別し、後から追記する運用も考えましょう。引き継ぎでは成功した対応だけでなく、確認したが原因ではなかった事項も残すと、次の担当者が調査の経緯を把握できます。
部品・コスト
予備品の品名、型式、保管場所、在庫数、入出庫、発注先や費用を記録します。棚の現物とExcelの更新がずれると、修理時に必要な部品が見つからない、または重複して購入するといった困りごとにつながります。在庫数と発注の目安を確認し、使用時の記録を残すことで、補充の判断を共有しやすくなります。
費用の記録では、部品代と外注費など、何を含めるかをそろえることが必要です。設備ごとの作業履歴と合わせて確認すれば、繰り返し費用がかかる箇所を調べ、修理と更新を検討する材料になります。
分析・振り返り
故障件数、停止時間、費用などを集計し、優先して改善する対象を検討します。紙の報告書や複数のExcelファイルから手作業で集計すると、転記や集計に時間がかかり、数え方の違いも生じやすくなります。代表的な指標には、故障から次の故障までの平均間隔であるMTBFや、修復に要する平均時間であるMTTRがあります。例えば同じ設備の故障が繰り返されていれば、履歴を見て原因や点検周期を見直します。
ただし、指標は記録の範囲や計算方法によって変わります。停止の開始・終了時刻や故障の数え方をそろえ、数字だけで結論を出さず現場の状況と照らし合わせることが大切です。
導入を検討すべき場面
過去の履歴を探すのに時間がかかる、点検の実施漏れが心配、複数拠点で同じ情報を見たい、熟練者の異動に備えて対応を引き継ぎたい、といった状況は検討のきっかけになります。設備の停止時に、型式や過去の対応を誰に聞けばよいか分からない場合も、情報をまとめる意義があります。
一方、設備や担当者が少なく、表の更新と共有に困っていなければExcelで十分なこともあります。導入自体を目的にせず、例えば「故障時に過去の対応を探せる」「点検の未実施を確認できる」といった具体的な目標を決めましょう。
費用を比較するときの確認項目
費用を比較するときは、当初の利用者数だけでなく、将来の拠点追加や設備の増加も想定します。見積もりに含まれる支援内容を確認し、自社で準備する作業を担当者と共有しましょう。例えば移行する記録の件数や、利用者向け説明の回数を見積もりの前提に含め、追加費用が生じる条件を確認します。契約終了時に記録を取り出せる形式や手順も確認しておくと、長期的な運用計画を立てやすくなります。
月額料金だけでなく、利用開始から運用までに必要な費用を同じ条件で比べます。見積もりの対象人数や設備数をそろえると比較しやすくなります。
| 項目 | 確認内容 | 見落としやすい点 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 設定、導入支援の範囲 | 設定変更や追加支援が別料金か |
| 月額・年額 | 基本料金と利用人数・拠点数の条件 | 利用者や対象設備の増加時の料金 |
| データ移行 | 登録できる項目、形式、作業分担 | 元データの整理や画像の移行費用 |
| 教育・サポート | 研修、問い合わせ窓口と対応範囲 | 追加研修や運用開始後の支援 |
| オプション | 必要な機能、利用枠、超過時の扱い | 基本料金に含まれない機能 |
| 契約条件 | 契約期間、更新、解約の条件 | 解約時のデータ取得方法と費用 |
選び方とトライアルで確認すること
資料上の機能一覧だけでなく、実際の設備と作業を使い、現場担当者と管理者の双方で試します。次の項目を確認し、合わない部分は運用で補えるか相談しましょう。
- 設備名や型式を登録し、目的の設備に迷わずたどり着けるか。
- 現場の端末で点検項目を表示し、測定値や異常を入力しやすいか。
- 点検周期と担当者を設定し、予定と未実施を確認できるか。
- 実際の故障例で、症状、原因、対応、交換部品を記録できるか。
- 設備、原因、部品など必要な切り口から履歴を探せるか。
- 在庫数や発注の目安を、担当者が確認できるか。
- 既存のExcelや紙の情報について、移行対象と作業分担が明確か。
- 権限、CSV出力、通信環境など自社の運用条件に合うか。
- 集計したい項目を入力でき、必要な形で振り返れるか。
- 導入後の問い合わせ先、費用と契約条件を確認できるか。
使い始める人が入力を続けられるかも重要です。現場定着に必要な要件も参考に、入力項目と作業時間を確認してください。
導入の進め方
- 目的と対象を決める：困りごとを整理し、対象設備と関係者、確認したい結果を絞ります。
- 現状の情報を整理する：設備台帳、点検表、故障履歴の保管場所と項目を確認し、名称や重複を整理します。
- 小さく試す：代表的な設備と作業で登録から検索まで試し、入力負担と不足を確認します。
- 運用を準備する：担当者、入力のタイミング、権限、異常時の連絡先を決め、利用者に共有します。
- 運用後に振り返る：未入力や検索できなかった例を確認し、項目や手順を改善して対象を広げます。
ミロクルカルテでは、ご希望の方に1か月間の無償トライアルを提供しています。試行する設備は、日常点検と故障対応の両方を確かめられるものを選ぶと、入力から検索までの流れを確認しやすくなります。試行の結果、項目が多く記録が続かない場合は、管理上必要な情報を残しながら入力方法を見直します。現場で確認した改善点を共有し、対象を広げる前に担当者と合意しておきましょう。
運用開始後も、新しい設備の登録や担当変更を誰が行うか、誤った記録をどう修正するかを決めておくことが大切です。設備の名称や故障の分類が人によって異なる場合は、検索結果を見ながら分類の使い方をそろえます。定期的な振り返りで、蓄積した情報が当初の目的に役立っているか確かめましょう。
準備に必要な期間は、対象範囲やデータの状態によって変わります。ミロクルカルテの導入の流れでは、お問い合わせから運用開始まで最短で約1か月と案内しています。個別の予定は相談時に確認してください。
ミロクルカルテで実現できること
ミロクルカルテは、作業計画、点検、作業履歴、部品の管理を扱う設備保全システムです。過去の作業履歴を設備のほか、種類、メーカー、故障要因などから検索できます。パソコン、スマートフォン、タブレットで同じ操作ができ、保全データのCSV出力にも対応しています。推奨OSはiPad OS・iOS 15以降、Android 12以降、Windows 10以降、Mac OS X 12以降です。端末やOSの仕様によって動作しない場合があります。ブラウザなどは動作推奨環境をご確認ください。
基本プランは月額5万円（税抜）からです。AI機能は保全記録の入力や過去履歴の検索などを支援します。ライト・スタンダードプランのAIオプションは月額税抜で保全ナビ3万円、分析レポート2万円、ヘルプチャットとオフライン点検が各1万円です。基本プラン契約が必要で、利用枠には上限があります。プレミアムは保全ナビが基本プラン内、その他は個別見積です。機能・特長、料金、AI機能をご覧ください。
導入事例では、修理伝票からExcelへの転記の削減を扱う事例や、データ分析機能を比較検討した事例を紹介しています。自社の対象業務に合うか、お問い合わせからご相談いただけます。
よくある質問
Excelのデータは移行できますか？
移行できる項目や形式は製品とデータの状態によって異なります。ミロクルカルテの料金ページには、既存の保全履歴データ移行などの登録補助が記載されています。対象や作業範囲は事前にご相談ください。
スマートフォンやタブレットでも使えますか？
対応端末と通信環境は製品ごとに確認しましょう。ミロクルカルテはパソコン、スマートフォン、タブレットで同じ操作ができます。対応するOSとブラウザは動作推奨環境をご確認ください。
費用はどのように比較しますか？
基本料金のほか、人数、移行、研修、オプション、契約条件を同じ前提で確認します。ミロクルカルテの基本プランは月額5万円（税抜）からで、AIオプションの料金は料金ページに掲載しています。
AIによる記録支援と予知保全は同じですか？
記録支援は入力や情報活用を助ける用途です。予知保全は設備の状態などから故障の兆候を捉える考え方で、目的や必要なデータが異なります。ミロクルカルテのAI機能は記録入力や履歴検索などを支援します。
導入にはどのくらいかかりますか？
対象設備やデータの準備状況により異なります。ミロクルカルテでは、お問い合わせから運用開始まで最短で約1か月と案内しています。詳しいスケジュールは個別に確認してください。
小規模でも設備保全システムは必要ですか？
設備や担当者が少なく、現在の方法で記録と共有ができていれば、表計算で十分な場合もあります。検索や引き継ぎなど解決したい課題と、入力・費用の負担を比べて判断しましょう。
